اموزش نرم افزار ساخت نرم‌افزار حسابداری با اکسل | راهنمای گام به گام

[FakhTeh]

-بسم‌الله-
​

ساخت نرم‌افزار حسابداری با اکسل | راهنمای گام به گام​

منبع: فرادرس
آخرین به‌روزرسانی: ۴ آذر ۱۳۹۹
زمان مطالعه: ۱۵ دقیقه​

یکی از کاربردهای اصلی نرم ‌افزارهای صفحه گسترده مانند مایکرو سافت اکسل (MS-Excel)، سر و سامان دادن به اطلاعات حسابداری و در حقیقت ثبت و ذخیره سازی دریافت و پرداخت‌ها است. البته در این بین لازم است، مانده حساب که حاصل تفاضل پرداخت‌ها از دریافت‌ها محسوب می‌شود نیز بدست آید. بنابراین درست به همان شکل که یک جدول روزنامه، اسناد دریافتنی و پرداختنی را در خود ذخیره می‌کند، در اکسل نیز می‌توان از جدولی برای ثبت این گونه اطلاعات استفاده کرده و جمع ستون دریافتنی، پرداختنی و مانده را بدست...​

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[FakhTeh]

حسابداری با اکسل​

ایجاد صفحه گسترده هزینه و درآمد (دریافت و پرداخت) می تواند به شما در مدیریت امور مالی شخصی و شرکت‌تان کمک کند. انجام این کار بوسیله یک صفحه گسترده ساده مانند اکسل بسیار ساده بوده و با استفاده از توابع و فرمول‌نویسی امکان پذیر است.

در این نوشتار سعی داریم، یک برنامه حسابداری با اکسل را شخصی سازی می‌کنیم. ابتدا برخی از اطلاعات و اقلام کلیدی در مورد منابع هزینه و درآمد را در یک کاربرگ ذخیره کرده و در کاربرگ دیگری درآمد و هزینه‌ها را یادداشت می‌کنیم. توجه داشته باشید که برای تهیه گزارش‌های یک دست و ساده، باید اقلام اطلاعاتی در کاربرگ هزینه و درآمد را برحسب کاربرگ اطلاعات کلیدی یا اولیه ایجاد کنیم.

از طرفی برای تهیه گزارشات حسابداری با اکسل (مانند...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[FakhTeh]

گام صفر: تعریف اقلام دسته یا گروه هزینه/درآمد​

برای انجام عملیات حسابداری با اکسل باید به معرفی حساب‌های دریافتنی/پرداختنی بپردازید. البته در اینجا گام صفر که مربوط به انجام این عمل است، یک مرحله اختیاری است. در این گام، گزینه‌های مربوط به دسته یا گروه درآمدی یا هزینه‌ها را مشخص می‌کنیم. هر چند تعریف اقلام مربوط به هزینه یا درآمد ضروری نیست، ولی انجام این کار باعث می‌شود که لیست دریافت و پرداخت‌های تهیه شده، دارای گزینه‌هایی مشابه بوده و گزارش‌گیری از آن‌ها ساده‌تر صورت گیرد. اگر گام صفر را اجرا نکنید باز هم یک جدول (کاربرگ) درآمد و هزینه خواهید داشت ولی در تهیه گزارش جدول محوری، با مشکل مواجه خواهید شد. تصویر ۱، به معرفی مقادیر «کاربرگ اطلاعات اولیه» اشاره دارد...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[FakhTeh]

گام اول: ایجاد کاربرگ هزینه و درآمد در اکسل​

در ابتدای امر، باید هزینه‌ها یا درآمدهای مربوط هر روز را در یک جدول یادداشت کنیم. این کار اولین گام برای ایجاد یک سیستم حسابداری با اکسل محسوب می‌شود. البته اگر این اقلام اطلاعاتی را به شکل درست، طبقه‌بندی کرده باشیم، می‌توانیم گزارشات مختلفی برحسب مرکز هزینه یا منبع درآمدی تهیه کنیم. این کار اغلب در گزارشات مالی صورت گرفته و به عنوان یک گزارش پایان ماه یا حتی زمانی که حساب‌ها در یک سال مالی بسته می‌شوند، به عنوان سند اختتامیه، تهیه می‌شود. در تصویر ۲، مثالی از یک لیست ساده با برخی از داده‌های نمونه آورده شده است. به ستون‌های تعریف شده در این جدول دقت کنید. این جدول را در ادامه متن، مبنای کار حسابداری با اکسل قرار می‌دهیم...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[FakhTeh]

ستون‌های تعریف شده در کاربرگ اکسل که در تصویر ۲ مشاهده کردید، در ادامه معرفی و نقش هر یک از تراکنش‌های مالی ذکر شده است.

• ستون تاریخ: تاریخ انجام تراکنش در این ستون وارد می‌شود. برای وارد کردن تاریخ شمسی در این ستون، از شیوه فارسی سازی تاریخ در اکسل استفاده کرده‌ایم. در گزارشاتی که در آینده بوسیله این جدول تهیه خواهیم کرد، تاریخ شمسی نقش مهمی ایفا می‌کند. به این ترتیب سیستم حسابداری با اکسل را به صورت کاملا فارسی در اختیار خواهید داشت.
• ستون شرح: شرح تراکنش در این قسمت نوشته می‌شود. ممکن است محتویات این سلول‌ها، متنی، عددی یا مخلوطی از محتویات متنی و عددی باشد. البته اگر بخواهید مثلا یک شماره چک یا مثلا شماره کارتی که به آن پرداختی انجام داده‌اید را از این بخش...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[FakhTeh]

اعتبار سنجی داده برای ستون دسته​

همانطور که گفته شد، بهتر است، برای مقادیر ستون «دسته» از اقلامی اطلاعاتی استاندارد که در «کاربرگ اطلاعات اولیه» تنظیم شده، استفاده کنیم. به این منظور ستون دسته را انتخاب کرده و از برگه Data دستور Data Validation را از بخش Data Tools اجرا می‌کنیم.

تصویر ۳: اعتبار دهی به داده‌ها براساس جدول کاربرگ اطلاعات اولیه
با انجام این کار مقادیری که در ستون «دسته» قرار می‌گیرند حتما باید یکی از اقلام کاربرگ اطلاعات اولیه در سلول‌های B2 تا B13 باشند. به علامت دلار ($) که در این آدرس‌ها ثبت شده و...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[FakhTeh]

جمع‌بندی برای ستون هزینه و درآمد​

از طرفی برای هر دو ستون درآمد و هزینه، احتیاج به یک جمع نیز داریم. بنابراین بهتر است در قسمتی از لیست، یک محل نیز برای جمع‌بندی و خلاصه کردن جدول بالا، در نظر بگیریم. به این ترتیب می‌توانیم در همین قسمت، تفاضل هزینه از درآمد را محاسبه کرده و به عنوان سلول مانده (سود/زیان) در نظر بگیریم.

برای جمع کردن یک ناحیه، معمولا از تابع SUM در اکسل استفاده می‌کنیم. بنابراین برای محاسبه جمع کل هزینه و درآمد، فرمولی به صورت زیر در سلول‌های E1 و F1 می‌نویسیم. توجه داشته باشید که هر چه بعد از علامت «:E1» یا «:F1» قرار گرفته را باید در سلول بنویسید.

E1: = sum(E4:E20)

F1: = sum(F4:F20)

مشخص است که آدرس‌های F20 و E20 نشانگر انتهای لیست هستند. ولی...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[FakhTeh]

ثابت کردن سطرهای اولیه کاربرگ درآمد هزینه​

حال فرض کنید که جمع کل هزینه‌ها را بوسیله تابع SUM در سلول E1 و F1 نوشته و همچنین مانده نیز در سلول H1 محاسبه شده است. واضح است که با وارد کردن سطرهای جدید به «کاربرگ درآمد هزینه»، صفحه اکسل به پایین حرکت کرده و دیگر امکان نمایش سطرهای اول جدول را نخواهد داشت. اگر می‌خواهید سطرهایی از بالایی کاربرگ را به صورت ثابت نمایش داده و در عین حال قادر به ورود داده به سطرهای پایین باشید، باید از دستور Freeze Pane استفاده کنید. برای ثابت کردن عنوان‌های جدول و همینطور سطر جمع، به صورت زیر عمل می‌کنیم.

1. روی سطر ۴ کاربرگ کلیک می‌کنیم. به این ترتیب کل سطر چهارم کاربرگ درآمد هزینه انتخاب می‌شود.
2. از برگه View گزینه Freeze panes...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[FakhTeh]

گام دوم: فیلتر کردن سطرهای جدول​

همانطور که گرفته شد، جدول هزینه و درآمد، کل تراکنش‌های مالی را نمایش می‌دهند. ولی شاید به نوع خاصی از هزینه‌ها (هزینه‌های خدماتی) یا درآمدها (فروش محصول خاص) توجه داشته باشیم. برای این که نمایش اطلاعاتی «کاربرگ درآمد هزینه» براساس انتخاب گزینه خاصی از ستون دسته یا گروه صورت گیرد، از فیلتر استفاده می‌کنیم.

به این منظور مراحل زیر را طی خواهیم کرد.

1. سطر سوم از کاربرگ که شامل اسامی ستون‌های جدول است را انتخاب می‌کنیم.
2. از برگه Data، گزینه Filter را به صورت فعال در می‌آوریم.
3. با استفاده از دستگیره‌های فیلتر که روی ستون‌ها قرار است، هر قلم از ستون «دسته» را انتخاب و سطرهای مرتبط را نمایش می‌دهیم.

به تصویر ۴ توجه...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[FakhTeh]

گام سوم: تهیه گزارش از جدول دریافت و پرداخت​

هر چند فیلتر گذاری و محاسبه به کمک تابع SUBTOTAL می‌تواند بسیاری از گزارشات دلخواه ما را تهیه کند، ولی لازم است برای تهیه هر گزارش، گزارش قبلی را تغییر دهیم. از طرفی گزارش‌هایی که توسط تابع SUBTOTAL و فیلتر ایجاد می‌شوند، روی جدول اطلاعاتی اعمال شده و عملاً جدول داده‌های اصلی، دیده نمی‌‌شوند. بنابراین بهتر است از تکنیک یا ابزار «جدول محوری» (PivotTable) استفاده کنیم تا هم گزارش‌ها را بطور مجزا از جدول اطلاعاتی داشته باشیم و هم اینکه بتوانیم بطور همزمان چندین گزارش را مشاهده کنیم.
فرض کنید به گزارشی احتیاج داریم که برحسب هزینه‌های باشد و بتواند به تفکیک هر مرکز هزینه، مجموع را محاسبه و نمایش دهد. مراحل ایجاد جدول محوری برای...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.