مباحث متفرقه گزارش نویسی

[Eccedentesiast]

گزارش نویسی:

گزارش، ثبت دیده‌ها، شنیده‌ها، پژوهش‌ها و بررسی پیرامون یک موضوع است.
امروزه یکی از گسترده ترین موادّ نگارشی، گزارش نویسی است و چنانچه نگاهی به انواع گزارش ها بیندازیم، خواهیم دید که این مهارت به تنهایی جزء کاربردی ترین موادّ نگارشی محسوب می گردد. برای نمونه فهرستی از انواع گزارش ها را ببینیم:
ـ گزارش شفاهی از چگونگی اجرای یک فعالیت، پروژه، پرونده، طرح عمرانی، تحقیقاتی و ...
ـ گزارش سفر، بازدید
ـ گزارش احداث سد، کارخانه، مؤسّسه، طرح های عمرانی، اقتصادی، فرهنگی و ...
ـ گزارش های مالی، اداری، تحصیلی و شغلی.
ـ گزارش های ورزشی، هنری و ادبی، اجتماعی،اقتصادی، خبری در رسانه های گروهی و...
برای آنکه در فنّ گزارش نویسی تسلّط یابیم، بهتر است انواع گزارش ها را به چند اعتبار بشناسیم...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[Eccedentesiast]

گزارش نویسی

🗒نحوۀ نگارش گزارش ها:

۱. گزارش های شفاهی، کتبی
وقتی از شما دربارۀ مسئله ای سؤال می شود، به اختصار گزارشی شفاهی ارائه می دهید. همان گزارش را می توانید بنویسید. گاه دربارۀ یک موضوع مجبوریم گزارش را به هر دو صورت کتبی و شفاهی ارائه دهیم. اگر گزارش مفصّل باشد، شمّه ای از آن را به صورت شفاهی ارائه می دهیم و تفصیل آن را به صورت کتبی.

۲. گزارش شخصی و خصوصی، رسمی و غیررسمی
گزارش هایی هستند که جنبۀ شخصی و خصوصی دارند و علت نگارش آنها، ذوق و علاقه و کنجکاوی شخصی بوده است، مثل گزارش سفر، بازدید، ثبت وقایع و ... در اینگونه گزارش ها هیچ قید و بند و محدودیتی وجود ندارد. نویسنده می تواند برداشت ها، احساسات، تجربیات و مشاهدات، قضاوت ها و نقد و داوری ها و ... را هرگونه که خود می پسندد،...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[Eccedentesiast]

۳. گزارش ادواری، اتفاقی
گزارش ها برحسب آنکه تکرار شوند یا نه، ادواری یا اتفاقی هستند. مثلا گزارش ماهانه یا سالانه یا گزارش مأمور کنترل یک کارخانه و ... به طور روزانه یا هفتگی یا ماهانه باید تهیّه و برای مسئولان ذی ربط فرستاده شود، اما گزارش هایی چون بازدید علمی، گزارش احداث سد یا کارخانه و امثال این موارد، اتفاقی هستند. یعنی یکبار بیشتر اتفاق نمی افتند یا تکرار آنها منظّم نیست.

۴. گزارش فردی، گروهی
از چشم اندازی دیگر تمام گزارش ها اعم از رسمی و غیررسمی، ادواری و اتفاقی، کتبی یا شفاهی را ممکن است یک نفر تنظیم کند، در این صورت گزارش ها جنبۀ خصوصی دارد و کوتاه است. مثلا گزارش مأمور بیمه برای دادن خسارت، یا گزارش مأمور راهنمایی و رانندگی از صحنۀ تصادف و امثال آنها، فردی انجام می گیرد. هم...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[Eccedentesiast]

۵. گزارش کوتاه، بلند
برخی گزارش ها از نظر حجم و دامنۀ تحقیق کوتاه هستند. یعنی نیاز به تحقیق وسیع ندارند و یا وقت زیادی برای تهیه نمی خواهند. مثلا گزارش مأمور بانک در برخورد با درخواست وام یا گزارش یک سفر یا بازدید علمی. گروهی از گزارش ها نیز بلند یا نسبتاً بلند هستند و برای تهیۀ آنها به زمان و امکانات و افرادی نیاز است. علاوه بر آن ممکن است به تحقیقات وسیع از راه های گوناگون نیاز باشد گاه برخی از اینگونه گزارش ها بالغ بر ده جلد می گردد. مثلا گزارش هیأتی دربارۀ ایجاد یک وزارتخانۀ جدید یا تهیۀ گزارش از یک پروندۀ حقوق ملی.
البته گزارش هایی هستند که نه آنچنان بلندند و پرهزینه و وقت گیر و نه کوتاه و موجز، حالت میانه دارند. مثل گزارش خبری، ورزشی، اجتماعی، سیاسی یا علمی ـ که اغلب در جراید...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[Eccedentesiast]

ارکان گزارش

هر گزارش سه رکن اصلی دارد.

۱. موضوع، باید بدانیم موضوع دقیق گزارش چیست، تا مطابق آنچه از ما خواسته اند بنویسیم.

۲. گیرنده، یا گیرندگان گزارش نیز باید معلوم باشد، در این صورت با آگاهی در تهیۀ گزارش قدم بر میداریم.

۳. هدف، داشتن هدف یا اهداف گزارش به گزارشگر کمک میکند نکته یا نکات اساسی و مهم گزارش را در گزارش خود معلوم کند و از موارد غیر ضروری پرهیز کند.

 

[Eccedentesiast]

مراحل تنظیم گزارش

۱. تحقیق و گردآوری اطلاعات:

در هر گزارش معمولاً به حسب نوع گزارش از راه های زیر به گردآوری اطلاعات می پردازیم:

الف. مشاهده، تجربه، آزمایش

مقدمۀ برخی گزارش ها بر اساس مشاهدۀ مستقیم، حضور در محل، ملاقات با اشخاص، بررسی، بازدید، آزمایش و ... است. در این صورت باید تمام مشاهدات بلافاصله ثبت گردد. بهتر است قبل از مشاهدۀ مستقیم قبلاً دربارۀ مورد مشاهده، مطالعه داشته باشیم. مثلا برای گزارش یک مسابقه هیچ راهی بهتر از مشاهدۀ مستقیم نیست. نمیتوان در این مورد به گفته های دیگران استناد کرد.

ب. پرس و جو
مصاحبۀ حضوری یا تلفنی و تهیۀ پرسشنامه، دو راه پرس و جو است. در بسیاری موارد، تحقیق کتابخانه ای یا مشاهدۀ مستقیم نمی تواند نتیجۀ مطلوب را در بر داشته باشد. بنابراین باید از...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[Eccedentesiast]

ج. مطالعه و تحقیق
اگر بخواهیم دربارۀ علل عدم بازدهی مناسب یک کارخانه گزارشی تهیّه کنیم، باید به جمع آوری مدارک و اسناد کافی بپردازیم. مثلاً میزان تولید، مقایسۀ آن با گذشته، تناسب با عوامل اجرایی، بازار فروش و... در این صورت مراجعه به دفاتر و اطلاع از آمار و ارقام به ما کمک میکند. بی درنگ همۀ آنچه را فکر می کنیم در جریان این گزارش ممکن است به ما کمک کند، جمع آوری می کنیم و کار یادداشت برداری را آغاز می کنیم، سپس از بهترین راه -که کوتاهترین و منطقی ترین راه باشد- اقدام می کنیم.
ممکن است در تهیۀ یک گزارش از منابع کتابخانه ای چون کتاب، اسناد و مدارک روزنامه ها، کتاب های مرجع، اطلس ها، سالنامه ها، فهرست ها، نقشه ها، پایان نامه ها، دایرة المعارف ها، و سایر کتب مرجع بهره بگیریم. فرض کنید می...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[Eccedentesiast]

۳. پیش نویس
پس از طی دو مرحلۀ پیش گفته، حالا که به موضوع اشراف و تسلط کافی و کامل پیدا کرده ایم، با توجه به طرح اولیه، گزارش را می نویسیم. دقت داشته باشیم:
ـ آمار و ارقام و محاسبات و اعداد، کاملا دقیق و مستند و سنجیده باشد.
ـ مطالب، تازه و دست اول و متکی بر مشاهدات و حقایق علمی و واقعی باشد.
ـ واقعیت ها را بر روی کاغذ بیاوریم و حدسیات، ذهنیات، عواطف و احساسات شخصی را در گزارش دخالت ندهیم.
ـ مطالب، دوپهلو و مبهم نباشد.
ـ در کمال ایجاز و به دور از درازگویی و مبالغه گزارش را بنویسیم.
ـ انشای نوشته، ساده و روان و گویا باشد.
ـ سطح نوشته، با گیرنده و مخاطب سنخیّت و هماهنگی داشته باشد.
ـ گزارش در عین صداقت و امانت و صراحت نوشته شود.
ـ مطالب گزارش را به دور از هرگونه شتاب زدگی و در کمال آرامش...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.

 

[Eccedentesiast]

۴. آماده سازی
پس از تهیۀ متن گزارش بر روی یک صفحۀ مستقل، عنوان گزارش، نام نویسنده، تاریخ تنظیم و سازمان گیرنده ذکر می شود.
***
هر گزارش باید مقدمه ای داشته باشد که در آن مقدمه هدف از تهیۀ گزارش، ضرورت نگارش آن، چگونگی مراحل تهیۀ گزارش و توضیحات لازم دیگر ذکر شود. دقت در تهیۀ این مقدمه کمک می کند تا محتوا و مفاد گزارش را بهتر دریابیم و میزان علاقه مندی دیگران را نیز به خواندن متن گزارش افزایش می دهد.
جز مقدمه، نتیجۀ گزارش که در پایان می آید بسیار تعیین کننده است. زیرا اغلب، مقدمه و نتیجۀ گزارش خوانده می شود. نویسنده با توجه به آنچه در متن گزارش نوشته، نتیجۀ نهایی گزارش را به استناد آمار و ارقام ذکر می کند و پیشنهادات عملی خود را عنوان می کند. در مقدمه...

لطفا برای مشاهده کامل مطالب در انجمن ثبت نام کنید.